WEG-Verwaltung

1. Grundleistungen des Verwalters
// Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den §§ 27 und 28 WEG aufgeführten, gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Dieser Aufwand ist mit der vereinbarten pauschalen Verwaltervergütung abgegolten.

2. Wirtschaftsplan
//Aufstellung eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr.
//Ausweis der Verteilung je Kostenart in Form von Einzelwirtschaftsplänen je Sondereigentum.

3. Jahresabrechnung
// Erstellung einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum sowohl als Gesamt- als auch als Einzelabrechnung je Mieteinheit (mit getrenntem Ausweis der Nebenkosten, der Mehrwertsteuer und der Verrechnungskonten) bis 31.08. des folgenden Wirtschaftsjahres.
// Sämtliche Unterlagen stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten und nach Terminvereinbarung zur Verfügung.

4. Eigentümerversammlung und Niederschrift über Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
// Eigentümerversammlung - Einladen und Durchführen der Eigentümerversammlung zu Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt (ohne etwaige Saalmiete).
// Einladung zu dieser Versammlung - Die Einladung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.
// Vorsitz und Niederschrift - Der Verwalter führt den Vorsitz in der Eigentümerversammlung, gibt seine Empfehlungen zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift.

5. Hausordnung
// Der Verwalter sorgt für die Durchführung der geltenden Haus- und Nutzungsordnung.
// Verstöße gegen die Haus- und Nutzungsordnung, die schriftlich gemeldet werden, mahnt der Verwalter bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer schriftlich oder mündlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers an.
// Die Eigentümer werden auf der nächsten Eigentümerversammlung unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg geblieben ist.

6. Verträge für die Gemeinschaft
// Abschluss und Kündigung von Wartungs-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Versicherungsverträgen erfolgen im Namen der Eigentümergemeinschaft.

7. Überwachung von eigenen Leistungen der Gemeinschaft
// Überwachung der Einhaltung der Hausordnung, der Streupflicht usw.

8. Geldverwaltung
// Führen der auf den Namen der Verwaltung lautenden treuhänderischen Bankkonten.
// Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder auf Bankkonten sofern keine hiervon abweichende Sonderregelung gilt
// Einrichtung einer Handkasse (bei Bedarf)

9. Rechnungskontrolle und -anweisung
// Rechnerische und sachliche Prüfung aller Rechnungen
// Überwachung der Handkasse (falls vorhanden)

10. Buchführung
// Einrichten einer kaufmännisch ordnungsgemäßen Buchhaltung in dem Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des WEG, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft, insbesondere:

Führen und Abrechnen von
   
// Hausgeldkonten je Sondereigentum
    // Einnahmekonten für Erträge
    // Ausgabekonten je Kostenart ohne Ausweis der MwSt.
    // Rückstellungskonten einschließl. Anlage der Mittel
    // Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum
    bis zur Erstattung der verauslagten Beträge 
    // Mitbuchen der Einnahmen und Ausgaben auf den Bankkonten 
    // Überwachung der pünktlichen Hausgeldzahlungen 
    // Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs und Bereitstellung der
    Angaben für das beauftragte Serviceunternehmen und Einbuchung der von diesem
    Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sondereigentum in die Einzeljahresabrechnung

// Ablesung der Wasseruhren am Jahresende und Erstellung der verbrauchsabhängigen Wasserabrechnung

11. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum
// Technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehungen neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen zum Zwecke der Werterhaltung und der Früherkennung der Schäden, soweit notwendig, Inanspruchnahme von Sonderfachkräften nach Auftrag und auf Kosten der Gemeinschaft

12. Beratung und Auftragsvergabe

Beratung
// Beraten bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum

Klärung
// Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Gemeinschaftseigentum

Schadensminderung
// Beraten der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung


13. Auftragsvergabe (gesonderte Beschlussfassung der Gemeinschaft notwendig)

Schriftaufträge
// Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft

Veranlassungen
// Veranlassen der Bauverträge, der Bauleitung und -überwachung einschließlich Aufmaß und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung

14. Überwachung
// Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen

15. Sofortmaßnahmen
// Einleitung von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen von Rohrbruch-, Brand- und Sturmschäden
// Schadensmeldung an die Versicherung bei Schäden am Gemeinschaftseigentum
     
16. Schlüsselbestellung
// Beschaffung von Schlüsseln für die Schließanlage des Gemeinschaftseigentums

17. Sicherheitseinrichtungen
// Veranlassung der Prüfung und Wartung der Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker und Dritte für gemeinschaftliche Belange, z.B. der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswert, Druck- und Heizölbehälter), den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Druckprüfung der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Kontrolle der Brandschutztüren und Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.
// Terminvereinbarungen, Mängelbeseitigung und Abrechnung mit den Beteiligten

18. Allgemeine Verwaltung
// Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten für gemeinschaftliche Belange. Büroleistungen, wie z.B. Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden, sind mit dem pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten und werden nicht gesondert berechnet.

II.    Pflichten    der    Eigentümer Folgende Pflichten obliegen den Eigentümern:

1. Übergabe der Unterlagen
Dem Verwalter sind vier Wochen vor Verwaltungsbeginn sämtliche zu einer ordnungsgemäßen Arbeit erforderlichen Unterlagen in geordneter Form auszuhändigen, insbesondere:
    // Teilungserklärungen/ Gemeinschaftsordnungen
    // aktuelle Stammdaten (Eigentümerliste, Adressen und dgl.)
    // Originalbeschlussprotokolle der Eigentümerversammlungen
    // alle bisherigen gerichtlichen Entscheidungen aus WEG-Verfahren
    // vollständige Bau-, Revisions- und Lagepläne
    // alle z.Z. bestehenden Verträge, die mit Dritten im Namen der Gemeinschaft abgeschlossen wurden
    // Geldbestandsnachweise über gemeinschaftliche Gelder in spezifischer Form
       
2. Schadensmeldung
// Erkannte Schäden am Gemeinschaftseigentum, auch im Bereich des Sondereigentums, sind dem Verwalter unverzüglich mitzuteilen

3. Zutritt zum Sondereigentum
// Der Zutritt zum Sondereigentum nach vorheriger Terminanmeldung durch den Verwalter oder Dritte für Ablese-, Oberprüfungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Sondereigentum/Gemeinschaftseigentum ist sicher zu stellen.

4. Hausordnung
// Für die Einhaltung der jeweils gültigen Hausordnung, Tiefgaragenordnung und Benutzungsordnung, insbesondere bei Vermietung, ist zu sorgen.
// Die Hausordnung, Tiefgaragenordnung und Benutzerordnung der Gemeinschaft ist bei Vermietung des Sondereigentums in den Mietvertrag aufzunehmen.

5. Namensschilder
// Namensschilder (Klingel, Briefkasten) sind unverzüglich und einheitlich nach bestehendem Muster von jedem Eigentümer auf eigene Kosten anbringen zu lassen.

6. Wertverbesserung
// Um eine Unterversicherung zu vermeiden, sind dem Verwalter der Wert der nachträglichen Einbauten zur Wertverbesserung im Sondereigentum, die über die Ausstattung gemäß Bau- und Ausstattungsbeschreibung hinausgehen, schriftlich mitzuteilen.

7. Weiterveräußerung
// Der Eigentümer als Veräußerer hat mit dem Erwerber (Rechtsnachfolger) zu vereinbaren, dass mit dem Eigentumsübergang alle Ansprüche und Verpflichtungen aus der Mitgliedschaft zur Eigentümergemeinschaft einschl. des Anteils an der Instandhaltungsrückstellung auf den Erwerber übergehen. Vom Veräußerer und Erwerber ist unverzüglich die vollständig ausgefüllte unterschriebene „Gemeinschaftliche Erklärung“ bei der Verwaltung zu hinterlegen und der Verwaltung das verbindliche Datum des Eigentümerübergangs schriftlich bekanntzugeben.
// Der Eigentümer als Veräußerer hat Guthaben/Fehlbeträge/ Sonderumlagen mit dem Erwerber abzurechnen. (Ein Anspruch an die Gemeinschaft auf zeitanteilige Abrechnung bzw. Aufteilung besteht nicht).
// Der Eigentümer als Veräußerer ist verpflichtet, seinem Rechtsnachfolger/ Erwerber alle Verwaltungsunterlagen auszuhändigen.
// Falls mehrere Personen Eigentümer sind, ist dem Verwalter ein Bevollmächtiger zu nennen oder eine gegenseitige Bevollmächtigung festzulegen. Diese Berechtigung beinhaltet, Willenserklärung und Zustellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungs- und Teileigentum stehen, verbindlich für Sie entgegenzunehmen und abzugeben. (Gleiches gilt für Miteigentümer, die sich mehr als drei Monate im Ausland aufhalten oder sich durch Dritte vertreten lassen).

8. Zustellungsvollmacht
// Dem Verwalter sind nachgewiesene Aufwendungen auch für beauftragte Verfahrensbevollmächtigte, die ihm als Beteiligte oder Zustellungsbevollmächtigte an einem Verfahren gemäß §§ 18 und 43 WEG entstehen, unverzüglich zu erstatten. (Dies gilt auch, wenn in der richterlichen Entscheidung keine Erstattung von außergerichtlichen Kosten angeordnet ist).

9. Eigentümerversammlung und Entlastung
// Mit der Anerkennung der jeweiligen Jahresabrechnung hat der Eigentümer den Verwalter für seine Tätigkeit im entsprechenden Verwaltungszeitraum zu entlasten.

III. Mehrleistungen
// Mehrleistungen werden vom Verwalter gesondert abgerechnet. Nach dem Verursacherprinzip werden sie dem entsprechenden Miteigentümer direkt oder der Gemeinschaft nach Miteigentumsanteilen weiter belastet.